Die Kommunikation der Führungskraft

Zum Verständnis und zur Anwendung von Kommunikationsmodellen auf Führungsebene

3 Die Kommunikation der Führungskraft – fünf Praxistipps

3.1 Bereiten Sie sich auf das Mitarbeitergespräch vor

Die Mitarbeitenden sollten sich nicht unter „ferner liefen“ fühlen. Schaffen Sie eine vertrauensvolle und persönliche Atmosphäre, indem Sie sich auf die Person vor Ihnen einstellen. Was weiß ich über die Person? Wann habe ich das letzte Gespräch mit ihr geführt? Wie haben wir uns damals verbschiedet? Wie schätze ich die Person ein (sensibel, demotiviert, motiviert, zugänglich, schwierig, …)? Wie kann ich der Person verbindlich helfen (eigene Grenzen akzeptieren und offen diskutieren)?

3.2 Vermeiden Sie die „Kind-Ich“ – Perspektive

Eine Führungskraft, die ihre Emotionen in den Vordergrund stellt und trotzig reagiert, verliert schnell an Ansehen. Vermeiden Sie diese Ebene und lassen Sie sich nicht durch emotionale Reaktionen der Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter „anstecken“. Als effektiv hat sich dabei das „aktive Zuhören“ erwiesen, wobei durch Ich-Botschaften das Gegenüber gespiegelt wird und nicht belehrt werden muss.

• „Ich sehe, dass die Situation Sie aufwühlt  und das ist nachvollziehbar“, anstelle von „Warum sind Sie immer so übertrieben emotional?“

• „Was meinen Sie mit Ihrer Äußerung genau?“, anstelle von „Ich verstehe Sie überhaupt nicht!“

• „Ich bin nicht sicher, ob Sie mich richtig verstanden haben. Lassen Sie mich die Punkte noch einmal in Ruhe wiederholen“, anstelle von „Haben Sie mir überhaupt richtig zugehört?“

3.3 Keine „Führung durch das Vorzimmer“

Nehmen Sie die Anliegen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ernst, sollten Sie auch in Ihrer momentanen Lage nicht auf Ihrer Prioritätenliste ganz vorne liegen, und bieten Sie das persönliche Gespräch an. Sollte es Ihnen nicht möglich sein ein zeitnahes Gespräch aufgrund vieler wichtiger Aufgaben einzuplanen, kommunizieren Sie das stets transparent. Vermeiden Sie aber auch jeden Fall das „Führen durch das Vorzimmer“. Nichts wirkt demotivierender auf die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter als das Gefühl durch das „Vorzimmer“ geführt zu werden. Mitteilungen durch die Sachbearbeiterin oder den Sachbearbeiter wie „Frau X oder Herr Y ist in viele wichtige Prozesse eingespannt und wird keine Zeit für ein Gespräch finden können. Bitte formulieren Sie Ihr Anliegen schriftlich. Es wird dann zu gegebener Zeit eine Antwort an Sie ergehen“, sind langfristig toxisch für die konstruktive Zusammenarbeit. Noch „beschämender“ ist die Formulierung einer destruktiven Antwort auf eine gestellte Frage mit der Bitte um einen Gesprächstermin: „Herr X/Frau Y sieht momentan zu Ihrem Anliegen keinen Diskussionsbedarf.“

3.4 Auch auf die Körpersprache kommt es an

Zur positiven Gesamtinterpretation der Gesprächsinhalte gehört eine stimmige Körpersprache, also Mimik, Gestik und Körperhaltung. Als äußerst destruktiv haben sich dabei verschränkte Arme verwiesen. Diese signalisieren der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter eine ablehnende Haltung. Vielmehr sollten Sie Ihre Hände auf Höhe des Bauchnabels ineinanderlegen. Halten Sie Blickkontakt und vermeiden Sie ein subtiles Kopfschütteln, während Ihr Gegenüber eine für Sie ungerechtfertigte Kritik offenbart. Unterbrechen Sie den Sprechenden nicht vorzeitig mit ablehnenden Gesten wie ein Abwinken.

3.5 Keine Destruktion in der Sprache

Auch wenn im Rahmen von Mitarbeitergesprächen Kritik zu einem Fehlverhalten geäußert werden muss, sollte diese niemals destruktiv sein. Vielmehr haben sich folgende Schritte für die professionelle Gesprächsführung als effektiv erwiesen:

W-Fragen stellen, die Handeln erfordern:„Wie sollten Sie nun vorgehen?“ „Was führt zur Lösung des Problems?“ „Wodurch werden Sie bei der Erledigung Ihrer Aufgaben behindert?“ „Wie kann ich Sie unterstützen?“

Vermeiden Sie überspitzte Bewertungen: „In Ihren Berichten sind immer viele Fehler zu finden.“. Besser:„Mir sind einige Fehler im letzten Bericht aufgefallen, auf die ich Sie gerne hinweisen möchte.“ „Sie sind nie an Ihrem Arbeitsplatz, wenn ich Sie versuche zu erreichen.“ Besser: „Ich habe Sie in den letzten Tagen mehrfach angerufen und leider nicht an Ihrem Schreibtisch erreicht.“

Vermeiden Sie Vorwürfe: Konfrontieren Sie Ihr Gegenüber mit sprachlichen Vorwürfen wird er mit hoher Wahrscheinlichkeit eine Verteidigungshaltung einnehmen, die nicht zielführend ist. Sie sollten die Gesprächsführung so gestalten, dass Sie Wünsche formulieren: „Es ist enttäuschend, dass Sie sich an keine Absprachen halten.“ Besser: „Ich wünsche mir, dass Sie sich in Zukunft an die unsere Absprachen halten.“„Ihre Unordnung bei der Ablage ist absolut inakzeptabel.“ Besser: „Ich wünsche mir, dass Sie in Zukunft sorgfältiger arbeiten.“

4 Fazit

Führungspersönlichkeiten sind nur so effektiv wie ihre Kommunikationsfähigkeiten. Um eine anerkannte Führungskraft zu sein, müssen Sie lernen zuzuhören und Ihre Kolleginnen und Kollegen zu verstehen. Effektive Führungsarbeit in polizeilichen Behörden ist mehr denn je von einer transparenten und wertschätzenden Kommunikation abhängig, vor allem mit Blick auf die kommenden Generationen der jungen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Etablierte Kommunikationsmodelle und neuere Theorien können dabei für die Führungskraft sehr gute Impulse liefern. Um diese erfolgreich in die Persönlichkeitsentwicklung der derzeitigen und kommenden Führungsgeneration zu integrieren, muss das Thema „Kommunikation“ noch präsenter in die Lehrpläne der Aus-, Fort- und Weiterbildung integriert und disziplinübergreifend weiterentwickelt werden.

Anmerkungen

1. Dr. Vizentius ist Regierungsdirektor und hauptamtliche Lehrkraft in den Polizeiführungswissenschaften an der Hochschule des Bundes für öffentliche Verwaltung, Fachbereich Bundespolizei.
2. Watzlawick, P./Beavin, J./Jackson, D. (2017): Menschliche Kommunikation. Formen, Störungen, Paradoxien. 13. Auflage, Hogrefe.
3. Röhner, J./Schütz, A.: (2016) Psychologie der Kommunikation, Basiswissen Psychologie, Springer.
4. Schultz von Thun, F. (2014): Miteinander reden 1. Störungen und Klärungen. Allgemeine Psychologie der Kommunikation. Rowohlt.
5. Nerdinger, F. (2019): Führung von Mitarbeitern. In: Nerdinger, Blickle, Schaper: Arbeits- und Organisationspsychologie, Springer, S. 98ff.
6. Khodakarami, A./Schubert, J. (2022): Kommunikationskompetenz für Führungskräfte. Wissen und Methoden für einen konfliktabbauenden und lösungsorientierten Umgang. leadership. kompakt&visuell.
7. Eigene Grafik.
8. Gerhold, D. (2008): Das Kommunikationsmodell der Transaktionsanalyse. Junfermann Verlag.
9. Eigene Grafik.